Как сравнить две версии документа с ИИ и проверить важные изменения

В одной редакции отчёт нужно передать до 5 ноября, в следующей — до 12 ноября. Если вы согласуете документ, важнее заметить эту замену, чем десяток стилистических правок. Возьмите обе версии, получите список изменений обычным инструментом сравнения, попросите ИИ разложить их по смыслу и сверьте каждый вывод с исходными фразами. После этого спросите владельца документа, какие новые условия он подтверждает.

Сохраните две версии и посмотрите на правки

Зафиксируйте, какой файл был исходным, а какой прислали на согласование. Не редактируйте их во время сверки: иначе будет трудно понять, откуда взялось изменение.

В настольном Word для Windows команда Рецензирование → Сравнить сопоставляет исходный и изменённый документы. Microsoft объясняет, что результат по умолчанию открывается в третьем документе; там же можно выбрать, сравнивать ли текст, форматирование и комментарии. Если в исходниках уже есть отслеживаемые правки, перед продолжением Word показывает отдельное сообщение — проверьте, какой текст попадёт в сравнение. Названия команд и варианты настроек могут отличаться в другой версии Word.

В Google Документах на компьютере можно открыть первый документ и выбрать Инструменты → Сравнить документы. По инструкции Google, появится третий документ с отличиями в виде предложенных правок. Изменения ширины столбцов таблицы и расположения колонок эта функция не сравнивает. Поэтому, если расположение элементов имеет значение, просмотрите оба исходника отдельно. Для короткого текста без подходящего инструмента достаточно открыть версии рядом и пройти абзац за абзацем.

Список правок показывает, где текст отличается. Перед согласованием выясните, что изменилось в обязательствах и кто это подтвердит.

Попросите ИИ сгруппировать правки, а не утвердить их

Если правила вашей организации разрешают обработку документа выбранным сервисом, передайте ему обе версии с понятными метками А и Б. Не загружайте закрытый текст без такого разрешения и проверки условий сервиса. Например, справка OpenAI описывает сравнение двух загруженных документов в ChatGPT, но доступность загрузки зависит от настроек рабочей области, региона, клиента и модели. Возможность задать вопрос не гарантирует точного ответа.

Скопируйте этот запрос и добавьте после него тексты, которые разрешено передавать сервису:

Сравни версии А и Б одного документа. Перечисли изменения по сроку, сумме, ответственному за согласование и условию передачи. Для каждого пункта дословно приведи фразу из каждой версии и укажи раздел или абзац. Если поле не изменилось, так и напиши. Не додумывай причины и последствия. Отдельно перечисли, что нужно подтвердить у владельца документа.

Это шаблон запроса, а не результат испытания модели. Если ИИ не приводит точные цитаты из обеих версий или путает их, не используйте его вывод при согласовании: вернитесь к исходникам и проверьте правку вручную.

Заполните карточку на коротком примере

Ниже — вымышленный учебный текст, не клиентский кейс и не ответ реально запущенного ИИ.

Версия А: «Исполнитель передаёт отчёт до 5 ноября. Бюджет работ — 30 000 ₽. Согласование — у руководителя проекта. Передача возможна после проверки таблицы».

Версия Б: «Исполнитель передаёт отчёт до 12 ноября. Бюджет работ — 36 000 ₽. Согласование — у заказчика. Передача возможна после письменного подтверждения таблицы».

Обе версии состоят из четырёх предложений, поэтому место можно указать номером предложения. В длинном документе укажите раздел и абзац или другую точную ссылку на фрагмент.

Карточка показывает четыре изменения, которые видны прямо в учебных текстах. Она не объясняет, почему их внесли и согласованы ли они. Особенно в последней строке нельзя по одной замене слова решать, достаточно ли прежней проверки: спросите того, кто определяет порядок передачи.

Для своего документа скопируйте строку и заполните: поле → точная фраза в старой версии → точная фраза в новой → место в обеих версиях → кто подтверждает → ответ. Добавьте столько строк, сколько нужно вашему документу. Если при сверке найдётся пропущенная правка, цитата окажется неверной или неясно, кто принимает решение, приостановите согласование до уточнения. Если формулировка имеет юридические последствия, передайте её профильному специалисту.

Когда все существенные строки сверены с исходниками и у каждой есть ответственный, отправьте карточку владельцу документа вместе с вопросами по неподтверждённым изменениям. Согласовывайте новую редакцию только после его решения.